A projekttervezés első lépése a projekt kiindulópontját jelent probléma meghatározása, amelynek javítására vagy teljes megszüntetésére, megoldására szeretnénk hatni.

A probléma meghatározásának mindig szoros kapcsolatban kell lennie annak az intézménynek a kompetenciakörével, amely a projekt hátterében fog állni. Magyarán, bár a „problémák” száma végtelen a világban, nekünk ebből a végtelen problémahalmazból igyekezni kell a következő szempontok szerint válogatni:

- létező probléma legyen

- kapcsolatban legyen intézményünk működési területével (szakmailag és földrajzilag egyaránt)

- intézményünk erőforrásai egymagában vagy külső partnerséggel együtt elegendőek legyenek a probléma enyhítésére vagy megoldására.

Pl. egy mentálhigiénés intézménynél van 15 olyan értelmileg sérült fiatal, akik munkaképes korba léptek, és fejlesztésük részeként fontos lenne, hogy valamilyen szinten ők is beilleszkedjenek a (tehetségükhöz, képességeikhez mért módon) a munka világába.  Ez viszont nem sikerül komplex projekt nélkül, mert a fiatalok részére fejlesztő, képző programok szükségesek, ki kell építeni a munkáltatóknál a védett foglalkoztatás körülményeit, a munkáltatókat is fel kell készíteni a célcsoport fogadására, stb.

A problémakör részletes kibontásához, illetve annak elemzéséhez elengedhetetlen egy szükségletfelmérés készítése, amely a legtöbb pályázat kötelező melléklete.

A szükségletfelmérés célja

Egy körvonalazódó projektötlet konkretizálása, a projekt iránt mutatkozó szükséglet jogosságának bebizonyítása.

Vagyis:

- Feltárja a projekt tartalma, célja iránti igényeket, a helyi problémákat, és lehetőségeket 

- Meghatározza az egész projekt fő céljainak irányvonalát.

A támogatók, a pályázat értékelői szemszögéből is nagyon fontos a szükségletfelmérés:

- bebizonyítja a számukra, hogy valóban igény, szükséglet mutatkozik a projekt iránt

- a pályázatok egymással összehasonlíthatóvá válnak, vagyis az értékelők adatokkal, indikátorokkal tudják bizonyítani a rájuk bízott pályázatok értékelését

- a projekt végső eredményeinek mérésekor konkrétan le lehet szűrni, hogy mi változott a projekt indulása óta az adott területen.  Elemzik a kezdeti és a záró értékeket, adatokat és így levonhatják a következtetést, hogy a projekt sikeres volt-e vagy sem.

A szükségletfelmérést komolyan kell venni, mert a pályázatok értékelésekor kiemelten veszik figyelembe, hogy egy adott projekt mennyire illeszkedik a területen jelentkező igényekhez!

Ezt érthetően, nyomon követhetően, világosan be kell bizonyítani! Általában kötelező melléklet szokott lenni és a pályázati adatlapban mindig az első kérdések között szerepel. De ha nem is kérik, azért a pályázat mellékleteként érdemes csatolni.

Egy jó, igazolt szükségletfelmérés elkészítéséhez gyakran hetekre van szükség. Azonban nem szabad rá sajnálni az időt, hiszen egy szükségletfelmérés eldöntheti azt is, hogy érdemes e beadni a pályázatot, vagy pedig a projektötleten módosítani kell-e!