Ha összegyűjtöttük a szükségletfelméréshez az adatokat, ezután következhet az adatok rendszerezése, elemzése, a felmérés összeállítása.

Az elemzés egyik leggyakrabban alkalmazott analitikus módszere a SWOT analízis.

SWOT elemzés

A SWOT elemzés táblázatos formában megjelenített gyorsfénykép, amely egy pillantás alatt átláthatóan jeleníti meg a problématerület és a célcsoport aktuális állapotát.

A SWOT kifejezés az eszköz nevében a négy szempont angol nevének kezdőbetűjéből alkotott betűszó. A SWOT elemzés eredményét egy négy részre osztott táblázatban foglaljuk össze, melynek felső sorában az erősségek (angolul: Strengths) és a gyengeségek (Weaknesses), alsó sorában a lehetőségek (Opportunities) és a veszélyek (Threats) felsorolása található. A felső sorban szereplő szempontok, az erősségek és a gyengeségek a vizsgált témakörre vonatkozó belső ismérveket tartalmazzák, míg az alsó sorokban megjelennek a lehetőségek és a veszélyek, mint a külső tényezők, vagyis szűkebb és tágabb környezetünk nyújtotta adottságok.

A SWOT elemzés elkészítésének lépései

A SWOT elemzés elkészítése csapatmunka: a program, illetve a projekt sikerében érdekeltek 5-15 fős csoportját érdemes összehívni egy nyílt beszélgetésre.

Meghatározott időkereteken belül (pl. szempontonként 20-30 perc) szabad ötletelés keretében minden szemponthoz min. 20-25 javaslatot gyűjtünk össze. Ebben a fázisban nem szabad egyetlen ötletet sem elvetni vagy megvitatni.

Az ötletelés eredményének átszerkesztése következik. Igyekezzünk a lehető legtömörebben, de találóan, szabatosan, a magyar és külföldi kollégák számára érthetően megfogalmazni a pontokat. Gondoljuk át még egyszer, hogy a pontok a megfelelő rubrikába kerültek-e. Szűkítsük a kört minden szempont esetében a legfontosabb 6-10 pontra. Tekintsük át még egyszer a táblázatot, és ha úgy találjuk, hogy az valóban első látásra érthetően, áttekinthetően írja le az elemzés tárgyát, készen is vagyunk.

• Az elemzés során mindig össze kell vetni az erősségeket és gyengeségeket a lehetőségekkel és veszélyekkel.

• Fogalmazzunk tömören!

• Csak azokat a megállapításokat tegyük a táblázatba, amelyek a célterület szempontjából ott és akkor valóban igazak.

• Kerülni kell az általánosításokat! Azokat a megállapításokat tegyük a táblázatba, amelyek jellegzetesen a mi célterületünkre igazak.

• Az erősségek és gyengeségek meghatározásánál mindig használjunk egy viszonyítási pontot. Néha nehéz eldönteni, hogy valami erősség, vagy gyengeség. Például a helybéliek úgy érzékelik, hogy a képzettségi szint magas a településen és az erősségek között szeretnék feltüntetni. De ha a képzettségi szintet összevetjük a szomszédos nagyvároséval, már lehet, hogy nem az erősségek, hanem a gyengeségek közé kell tennünk. A viszonyítási pont meghatározásában az a döntő, hogy az adott tényező esetében kikkel kell versenyeznünk. Ha a szomszédos nagyváros munkaerő-piacán szeretnénk elhelyezni a községünk dolgozóit, akkor nem a szomszéd falvakhoz, hanem a nagyvároshoz kell viszonyítani magunkat.

A kész SWOT táblázat többnyire minden pályázathoz használható, szívesen látott melléklet, de segíti a problémakör, a célcsoport gyors és áttekinthető bemutatását. A táblázatot rövid magyarázattal, következtetésekkel is ki kell egészíteni.

A szükségletfelmérés formai követelményei

Az elemzés elkészítése után kerül sor a tanulmány végső formába öntésére. Egy jó szükségletfelmérés legalább 5-7 oldalból áll.

Egy szükségletfelmérés általában a következő részekből áll:

1. Vezetői összefoglaló 

Ez nem más mint a szükségletfelmérés eredményeinek összefoglalása, a legfontosabb részek kiemelése. Ez maximum egy oldal.

2. Az alkalmazott módszertan bemutatása

Itt kell bemutatni a szükségletfelmérés kidolgozása során alkalmazott konkrét módszereket, a felhasznált forrásokat, a szükségletfelmérés célját is itt érdemes megfogalmazni.

3.A szükségletfelmérés érdemi része

A probléma megfogalmazása, ennek alátámasztása az összegyűjtött adatokkal, a jelenlegi helyzet bemutatás illetve az elérni kívánt állapot bemutatása.

A társadalmi-gazdasági környezet elemzése, a probléma szemszögéből releváns tények bemutatása.

A probléma ismeretében meg kell vizsgálni, hogy milyen megoldásokkal lehet a problémát megoldani.

4.A projekt, mint kiválasztott alternatíva bemutatása

Itt lehet szólni a projekt előzményeiről, a hasonló programokról, be lehet mutatni, hogy a pályázó intézménynek van tapasztalata hasonló projektek megvalósításában

Szólni kell röviden arról, hogy miért a projektben lefektetett alternatívát választotta a pályázó szervezet.

Itt ismét ki kell térni a célokra, a várt eredményekre, illetve a célokhoz rendelt tevékenységek ismertetésére is.

Az elkészült szükségletfelmérésre a projekt tervezésének további fázisaiban is szigorúan támaszkodni kell, annak ellentmondó tevékenységeket, projektcélokat és várt eredményeket nem szabad megfogalmazni!

A TÁMOP jelenlegi, 1.4.1. pályázati kiírásában is kötelező melléklet a szükségletfelmérés. Ennek elkészítéséhez további segítséget adhat a következő címen letölthető diasorozat:

http://revalap.uw.hu/media/tamop1.ppt