A projekt egyik legnagyobb szakmai felkészültséget igénylő feladata a  várt eredmények eléréséhez szükséges tevékenységek meghatározása. Erről bővebben a következő modulban lesz szó. A tevékenységeket, a szakmai szolgáltatásokat részletesen be kell mutatni.

Pl. a 15 fő számára képzés rendezése, egyéni állapotfelmérés, fejlesztési terv készítése,  pályaorientációs tanácsadás nyújtása, folyamatos mentori, mentálhigiénés támogatás nyújtása, a megfelelő munkahelyek, munkáltatók kiválasztása, felkutatása, a munkáltatókkal való szerződéskötés, a munkáltatók részére toleranciaerősítő képzés tartása, a munkába helyezés, az utógondozás, stb.

Általában a pályázati kiírásokban részletezve vannak mind az elérendő célok, mind pedig a támogatható tevékenységek, tehát túl sok szabadságunk nincs ezek megtervezésében.

Ügyeljünk arra, hogy minden egyes meghatározott célhoz tartozzon meghatározott tevékenységi forma!

1. lépés: A projekt keretében elvégzendő feladatok számbavétele és rendszerezése

A projekt elvégzendő feladatai között ún. fő-, al- és résztevékenységeket különböztetünk meg. A feladatok számbavételének áttekinthető formája az ún. GANTT-diagram, amely alkalmas az elvégzendő feladatok egyenkénti rögzítésére és az egyes részfeladatok kezdő és befejező időpontjának egymáshoz való igazítására is.

GANTT – diagram (példa)

Első lépésként rögzítsük az ún. főtevékenységeket, amelyek a projekt keretében elvégzendő legfontosabb, nagyobb feladatcsoportokat jelölik. E körben javaslataink a következők:

•a főtevékenységek száma ne haladja meg a 6-8 darabot, ha elsőre több főtevékenység tűnne kézenfekvőnek, próbáljuk meg őket csoportosítani így elérve a 6-8 tevékenységet;

•a tevékenységek felsorolásában első helyen mindig a „Projektmenedzsmenti tevékenység ellátása” szerepeljen, külön kihangsúlyozva, hogy a projekt megvalósítása külön munkafolyamatként lesz megjelenítve;

•a tevékenységek felsorolásában kötelezően ellátandó, külön tevékenységként jelenjen meg a „Nyilvánosság biztosításával kapcsolatos tevékenység (disszemináció)” feladat is;

•a főtevékenységek jelölésére 1-től kezdődő folyamatos sorszámozást alkalmazzunk.

Második lépésként a fentebb meghatározott főtevékenységeken belül pontosítsuk azokat a altevékenységeket, amelyek egy-egy főfeladaton belül akár időben, akár a munkavégzés helyszínét akár a munkák típusát illetően elkülönülnek egymástól. Az altevékenységek jelölésére használjuk az 1-es főtevékenységen belül az 1.1.; 1.2. stb. számozást.

Harmadik lépésben az altevékenységeken belül azokat a résztevékenységeket, amelyek együttes és egymásra épülő elvégzése elvezet minket az altevékenység megvalósulásához. A résztevékenységek meghatározása során a következő szempontok figyelembe vételével járjunk el:

•A résztevékenységek során számba kell vennünk minden olyan elemi (egységnyi) feladatot, amelynek elvégzéséhez önállóan költség párosítható, ezzel elérhetjük, hogy olyan feladat elvégzése a megvalósítás során nem merül fel, amelynek költségével nem számoltunk (költségek teljes körűségének elvárása );

•Csak a részletes (és teljes körű) tevékenység-meghatározás alapján határozhatjuk meg az adott altevékenység (és ezen keresztül a főtevékenység és az egész projekt) időigényét (pontos időigény elvárása);

•Kizárólag így tudjuk biztosítani azt, hogy a megvalósítás során nem lesz ütközés a párhuzamosan végzett tevékenységekben úgy, hogy egy személynek egyidőben több részfeladatra kellene fordítania teljes munkaidejét (pontos humánerőforrás-igény elvárása).

2. lépés: az egyes résztevékenységek elvégzéséhez szükséges időigény meghatározása

Az 1. lépésben kidolgozott elemi tevékenységlista minden eleménél meg kell tudnunk határozni, hogy mennyi idő szükséges annak elvégzésére-teljesítésére. Az egyes tevékenységeket napokban – hetekben – hónapokban célszerű meghatározni. Fel kívánjuk hívni a figyelmet arra, hogy vannak olyan tevékenységek, amelyek teljes megvalósulási időtartama alatt tényleges munkavégzés folyik (pl. oktatási tevékenységnél), másoknál a tevékenység jellege a tényleges munkavégzésnél hosszabb

időbeli teljesülést követel meg (pl. közbeszerzés esetében a törvényi határidők megtartása).

3. lépés: A teljesítendő résztevékenységek közötti kapcsolatok meghatározása és a projekt időtartamának meghatározása

Az 1. lépésben meghatározott résztevékenységek elvégzése egymáshoz kapcsolódhatnak,    azok    kezdő    és    befejező    időpontjai    hatással    lehetnek    más résztevékenységek kezdő vagy befejező időpontjaira, illetve több részfeladat elvégzésének együttes időigényére. Ennek kapcsán a következő megjegyzéseket tesszük:

• A leggyakoribb kapcsolódás szerint egy követő tevékenység akkor kezdődhet meg, amikor az azt megelőző tevékenység munkafolyamatai lezárultak (pl. oktatási tevékenységnél akkor kezdhetem meg az oktatást ha a tananyag-fejlesztés teljes körűen befejeződött);

• Egy követő tevékenység kezdő időpontja több megelőző tevékenység záró időpontjához is igazodhat (pl. oktatási tevékenységnél akkor kezdhetem meg az oktatást ha a tananyag-fejlesztés teljes körűen befejeződött és a résztvevők kiválasztása is befejeződött);

• Nem feltétlenül szükséges azonban, hogy egy megelőző munkafolyamat teljes körűen befejeződjön ahhoz, hogy egy azt követő tevékenység megindulhasson (pl. építési tevékenységnél nem kell az építkezésnek teljes körűen befejeződnie ahhoz, hogy az épület bútorozása megkezdődhessen);